Cloud o Non Cloud questo è il dilemma….

Sarà forse meglio affidarsi alla Nuvola per tenere al sicuro i nostri dati, oppure l’archiviazione in locale è ancora il sistema migliore per preservare dai pericoli della Rete gli Archivi su cui si basa giornalmente la nostra attività economica (o anche la vita privata)? Questo è il dilemma, e la risposta non è semplice.

Cloud o Non Cloud

Dati, quali dati?

Archivi Aziendali

Guardiamo il problema dall’ottica di un’Azienda (di qualsiasi dimensione) o di un Professionista. Nella grande maggioranza dei casi, una Attività economica utilizza un Software Gestionale, cioè una applicazione che si occupa di gestire le vendite, gli acquisti, i pagamenti, gli estratti conto etc. Il trend attuale è quello del Gestionale in Cloud: in questo caso l’operatore si autentica su un portale ed utilizza l’interfaccia del Browser per elaborare le informazioni.
L’approccio più tradizionale, invece, prevede che gli Archivi del Gestionale siano fisicamente presenti su una macchina di proprietà aziendale, spesso in Rete Locale e quindi disponibili ai PC degli Operatori tramite una Condivisione LAN.
Inoltre molto spesso in Azienda esistono molti Documenti (Testo, Fogli Elettronici, Presentazioni etc.) che esulano dal Software Gestionale ma sono egualmente importanti: anche in questo caso si può scegliere di averli in Cloud (ad es. su Google Documenti) oppure distribuiti sulle macchine aziendali, spesso con una organizzazione caotica che impedisce di ritrovare quello che si cerca in modo immediato.
Ho visto Desktop con millemila icone ed infinite cartelle che voi umani….. Ma questo è un altro discorso.

I Dati sono miei….

…..

e li gestisco io. L’approccio tradizionale dunque prevede che gli archivi siano fisicamente presenti su una della macchine “di proprietà”. Può trattarsi di un Server dedicato, oppure di un NAS o anche di un PC che presta una parte della sua capacità elaborativa per condividere una o più Cartelle. Spesso gli archivi sono in un formato molto diffuso (come ad esempio accdb di Microsoft Access), a volte viene usato un Server Sql (MySql, MariaDb, Postgres, Microsoft Sql Server) per garantire una migliore affidabilità e prestazioni adeguate.
Questa impostazione porta innegabili vantaggi:

Siccome gli archivi sono fisicamente su una macchina di mia proprietà, saranno disponibili in futuro qualora ci fosse la necessità di leggere, modificare o convertire i dati in caso, ad esempio, di un cambio del software gestionale
il formato standard mi permette di accedere agli archivi senza particolari difficoltà
posso, quindi, ad esempio, personalizzare le mie procedure oppure aggiungere ulteriori funzionalità
in caso di guasto o di malfunzionamento posso intervenire direttamente per risolvere il problema

ma anche qualche svantaggio…..

devo assicurarmi di avere una buona politica di Backup in modo da minimizzare il rischio di perdita irrimediabile di dati
devo provvedere ad aggiornare la procedura con continuità, perchè le normative fiscali ed amministrative cambiano con la velocità della luce e gli errori possono essere assai costosi
in caso di guasto Hardware ad una macchina, la procedura di reinstallazione e riconfigurazione del Gestionale potrebbe essere lunga e complicata

…. ma anche no

Cloud

Il progresso ci ha portato la Rete e quindi perchè non sfruttare questa incredibile opportunità per dormire sonni più tranquilli? Ecco quindi che posso scegliere un Gestionale nel Cloud, cioè una applicazione a cui accedo tramite un semplice browser e che mi permette di fare tutto quello che facevo prima, praticamente da ogni luogo della terra e finanche da cellulare. Troppo bello per essere vero? Vediamo. Questi i principali punti a favore:

i miei archivi sono nel Cloud, quindi al sicuro, e non devo preoccuparmi delle copie di sicurezza e di altre fastidiose incombenze
la Procedura viene aggiornata “a monte”, quindi sono sicuro di stare sempre usando l’ultima versione
il Gestionale è accessibile dovunque sia disponibile una connessione Internet, quindi non sono vincolato all’ufficio e posso lavorare, volendo, anche in vacanza (anche se è fortemente sconsigliato…)

Tutto bellissimo, però (c’è sempre un però….):

i miei archivi sono nel Cloud, quindi se cade la connessione Internet (e succede più spesso di quanto si pensi) sono praticamente tagliato fuori da qualunque informazione mi serva
i miei archivi sono nel Cloud, quindi non ne ho più il possesso fisico; in caso di problemi con la Software House o di non rinnovo del contratto il Gestionale cessa di funzionare ed ho praticamente perso anni di dati contabili
la procedura è nel Cloud, quindi non posso usare il Gestionale in locale, neppure per consultare vecchi dati
la procedura è nel Cloud, quindi non è possibile avere modifiche o personalizzazioni ma posso solo sperare che le mie eventuali richieste siano accolte dai programmatori (ma chi di speranza vive….)
se l’accesso avviene tramite browser l’interfaccia potrebbe essere non bellissima, anzi piuttosto “antica” per motivi puramente tecnici e ci si dovrà per forza di cose accontentare

Il Gestionale del Commercialista

Commercialista furbetto

Con l’avvento della Fatturazione Elettronica e la disponibilità di Applicazioni in Cloud, molti Commercialisti hanno proposto al Cliente di utilizzare lo stesso Software in uso allo Studio, fornendo Nome Utente e Password per l’accesso a uno o più Moduli per l’uso quotidiano (Fatturazione, Iva, Prima Nota, Scadenzario etc.). Quasi mai la “proposta che non puoi rifiutare” è gratuita, anzi quasi sempre costa molto di più di soluzioni alternative.
Perciò il Cliente fedele ha abbandonato senza indugi il vecchio Gestionale che usava senza problemi da tanti anni per abbracciare l’innovazione, con indubbi vantaggi (per il Commercialista). Infatti, con questa genialata, ogni dato immesso dal Cliente è un dato in meno da immettere per il personale di Studio, con evidenti risparmi economici (sempre per il Commercialista).

Il bello è che, quindi, il Cliente paga di più per fare una parte del lavoro del Consulente che invece risparmia, spesso senza neanche farsi una domandina piccola piccola…. Ma non è tutto……
Infatti cosa accade se, per un motivo qualsiasi, il Cliente desidera cambiare Commercialista? Semplicemente che al massimo recupera le copie cartacee (o in Pdf) della documentazione ed invece perde qualsiasi possibilità di accesso informatico ai dati storici. Cosa che invece il suo vecchio Gestionale avrebbe garantito senza problemi. Ma è il Cloud, bellezza….

Dormire, forse sognare….

… o magari svegliarsi e guardare ai problemi senza farsi abbindolare dai dogmi. Il Cloud ha tanti vantaggi, ma affidarsi esclusivamente alla disponibilità di applicazioni sulla Rete a mio parere non è una buona strategia. Sarò anche tradizionalista, ma i Dati Aziendali sono un patrimonio troppo importante per delegarne il possesso e la gestione a terzi senza opportune garanzie. Inoltre anche l’aspetto economico conta: le Fatture Elettroniche si inviano gratis con la PEC ed esistono Software Gratuiti che permettono la compilazione e l’archiviazione dei documenti senza scomodare il Cloud.
Ed esistono Gestionali completi di tutto, dal costo irrisorio e facili da usare probabilmente migliori di qualsiasi applicazione in Cloud, con l’innegabile vantaggio che “i dati sono i miei e li gestisco io“.
Meditate, gente, meditate….

Cloud o Non Cloud questo è il dilemma….
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